[Tulevaisuus](/taxonomy/term/5777) 3 minuuttia 11.12.2024 Teksti: Suvi Huttunen Kuvat: Hanna Raijas-Turva # Ajanvarauskirjeitä selkiytetään asiakaspalautteen avulla HUS lähettää vuosittain asiakkailleen postitse noin 1,5 miljoonaa potilaskirjettä, joista ajanvarauskirjeitä on noin puolet. Ajanvarauskirjeissä on varatun ajan lisäksi tietoa saapumisesta sairaalaan sekä ohjeita vastaanottoon tai toimenpiteeseen valmistautumiseen. Keskimäärin kirjeiden pituus on noin seitsemän sivua, mutta pahimmillaan paperia voi olla jopa 30 sivua. ”Olemme saaneet asiakkailta ja henkilöstöltä paljon palautetta siitä, että ajanvarauskirjeet ovat sekavia ja pitkiä. Osa asiakkaistamme haluaisi asioida ainoastaan digitaalisesti. Palautteen pohjalta käynnistimme alkuvuodesta projektin, jonka tavoitteena on selkiyttää ajanvarauskirjeitä ja mahdollistaa digitaalinen asiointi”, asiakaskokemuspäällikkö **Niina Källman** kertoo. Ajanvarauskirjeiden kehittämisessä on kaksi osaa: itse kirjeen selkeyttäminen sekä mahdollisuus valita kirjeen lähetystapa. Jatkossa asiakas voi valita haluaako hän HUSin kirjeet postitse vai sähköisenä Maisa-palvelun kautta. ”Potilaskirjeiden tulostaminen ja lähettäminen postitse maksaa noin 1,7 miljoonaa euroa vuodessa”, Källman toteaa. Mitä useampi asiakas valitsee jatkossa sähköisen kirjeen, sitä enemmän säästyy myös rahaa. ## Uusi ajanvarauskirje käytössä alkuvuodesta 2025 Uutta, lyhyempää ajanvarauskirjeen pohjaa on kehitetty yhdessä henkilöstön kanssa ja testattu asiakasraadeissa ja kokemusasiantuntijoilla. Palautteen pohjalta kirjepohjaa on tiivistetty ja yksinkertaistettu. Epäolennaisia osioita on karsittu pois ja asiakkaan kannalta tärkeimmät asiat on nostettu selkeästi esiin. Myös kognitiivinen saavutettavuus on huomioitu. ”Meillä on asiakkaina paljon maahanmuuttajia ja ihmisiä, joilla on kognitiivisia haasteita. Selkeä ja yksinkertainen kieli palvelee kaikkia”, Källman sanoo. Yleiseen kirjepohjaan pitää usein lisätä tulevaan käyntiin liittyviä asioita. Kirjepohjan lisäksi tekeillä on myös ohjeistus siitä, miten pohjaa voi muokata. Tavoitteena on, että jatkossa kaikki HUSista lähtevät ajanvarauskirjeet olisivat yhtenäisiä, vaikka sisällöissä onkin eroja. Uutta kirjettä pilotoidaan syksyllä ja kaikkien käytössä sen pitäisi olla alkuvuodesta 2025, jos Apotin muutokset etenevät aikataulussa. Sähköinen kirje on jo käytössä ja siitä viestitään potilaille syksyn aikana. ”Jatkossakin kuuntelemme asiakkaiden ja henkilöstön antamaa palautetta ja kehitämme kirjeitä edelleen”, Källman lupaa. *Artikkeli on julkaistu alun perin Husarissa 3/2024.* ## Katso myös - [ Asiakastyytyväisyys HUSissa ](/potilaalle/opas-potilaalle/oikeutesi-potilaana/anna-palautetta/asiakastyytyvaisyys) Lue lisää aiheesta Asiasanat: - [vastuullisuus](< /haku?q=vastuullisuus&filters[0][field]=content_type&filters[0][values][0]=news-updates&filters[0][type]=all&filters[1][field]=search_content_type&filters[1][values][0]=online_media_article&filters[1][type]=all >) - [asiakaskokemus](< /haku?q=asiakaskokemus&filters[0][field]=content_type&filters[0][values][0]=news-updates&filters[0][type]=all&filters[1][field]=search_content_type&filters[1][values][0]=online_media_article&filters[1][type]=all >) - [talous](< /haku?q=talous&filters[0][field]=content_type&filters[0][values][0]=news-updates&filters[0][type]=all&filters[1][field]=search_content_type&filters[1][values][0]=online_media_article&filters[1][type]=all >) Jaa artikkeli - [ Share on Facebook (Avautuu uuteen ikkunaan.) ](https://www.facebook.com/sharer/sharer.php?u=https://www-staging.hus.fi/husari/ajanvarauskirjeita-selkiytetaan-asiakaspalautteen-avulla) - [ Share on Linkedin (Avautuu uuteen ikkunaan.) ](https://www.linkedin.com/sharing/share-offsite/?url=https://www-staging.hus.fi/husari/ajanvarauskirjeita-selkiytetaan-asiakaspalautteen-avulla) Haluatko uusimmat Husarin jutut suoraan sähköpostiisi? [ Tilaa uutiskirje (Avautuu uuteen ikkunaan. Linkki vie toiselle verkkosivulle.) ](https://hus-lv.creamailer.fi/survey/answer/uccjfbcwhmon0) ## Sinua saattaisi kiinnostaa ### [ Asiakkaan kuuntelu – miksi ja miten sitä tehdään? ](/husari/asiakkaan-kuuntelu-miksi-ja-miten-sita-tehdaan) HUSin strategisena tavoitteena on Suomen paras asiakaskokemus vuoteen 2027 mennessä. Hyvä asiakaskokemus perustuu asiakkaan kuunteluun: mitä mieltä...  ### [ Hoitotapaamisissa panostetaan perheen kohtaamiseen ](/husari/hoitotapaamisissa-panostetaan-perheen-kohtaamiseen) Synnyttäjät ovat toivoneet Naistenklinikalta kiireetöntä kohtaamista ja ohjausta vauvan hoidosta. Synnyttäneiden osastot ovat vastanneet tarpeeseen...  ### [ Saman sairauden kokenut voi olla tärkein kuuntelija ](/husari/saman-sairauden-kokenut-voi-olla-tarkein-kuuntelija) Hyvä kohtaaminen koostuu näennäisesti pienistä asioita, mutta potilaalle ne voivat merkitä paljon.